Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen, gevestigd aan Breughelhof 8, 2215 AB Voorhout, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
| Website | https://www.vrijpionnen.nl |
| Clubadres | Breughelhof 8, 2215 AB Voorhout |
| Functionaris Gegevensbescherming | Frans Luijben 06 – 13 36 09 61 frans.luijben@vrijpionnen.nl |
Persoonsgegevens die wij verwerken
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer*
- E-mailadres*
* van de ouder / voogd in geval van een lid jonger dan 16 jaar
In geval van een persoon jonger dan 16 jaar dient schriftelijke toestemming te worden verleend door de ouder / voogd. Wij zullen de ouder / voogd hiervoor separaat een formulier toesturen. Pas na ondertekening zullen de gegevens worden opgenomen in onze administratie en onze diensten worden verleend.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen verwerkt uw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen. Tussen haakjes staat de verwijzing(en) naar de wettelijke grondslagen welke zijn opgenomen aan het einde van deze paragraaf.
- Het uitoefenen van de doelstellingen van de vereniging, inclusief maar niet beperkt tot (1,2)
- om contact met u te kunnen opnemen;
- om u informatie te sturen;
- het organiseren van schaakwedstrijden;
- het bijhouden van uitslagen en standen;
- het faciliteren en bevorderen van deelname aan schaakwedstrijden.
- Het bijhouden van de ledenadministratie (2)
- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en/of inschrijfgelden (2)
- Contact opnemen in geval van de vereniging gerelateerde zaken (2)
- Het organiseren van schaaklessen, competities en toernooien (2)
De zes wettelijke grondslagen zijn:
- Toestemming: De betrokkene heeft toestemmingen gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
- Overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
- Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.
- Vitaal belang: De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een ander natuurlijke persoon te beschermen.
- Publiekrechtelijke taak: De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.
- Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkenen die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Geautomatiseerde besluitvorming
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een een medewerker/ster van Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen tussen zit.
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen gebruikt wel de volgende computerprogramma’s of -systemen:
- Microsoft Excel
- Ledenadministratie
- voor het verwerken van uitslagen / bepalen van standen van competities / tijdens toernooien
- Sevilla
- voor het verwerken van uitslagen / bepalen van standen van competities / tijdens toernooien
- Contentmanagementsysteem
Dit systeem is door vereniging zelf ontwikkeld en het wordt gebruikt voor- Ledenadministratie
- Correspondentie over activiteiten (clubavond, examens, toernooien etc.)
- Inschijven voor toernooien
- Afmelden voor clubavond
Webhosting vindt plaats bij Antagonist te Enschede (www.antagonist.nl)
Publicatie van persoonsgegevens op onze website
Uw voor- en achternaam, leeftijd en woonplaats publiceren wij op onze website in de volgende situaties:
- Uitslagen en standen competities / toernooien
- Artikelen over competities / toernooien
Op uw verzoek kunnen wij uw gegevens uitsluiten voor publicatie op onze website.
Delen van persoonsgegevens met derden
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen deelt uw persoonsgegevens met Leidse Schaakbond (www.leisb.nl) omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst. De Leidse Schaakbond deelt op zijn beurt uw persoonsgegevens met de Koninklijke Nederlandse Schaakbond.
Naast deze instellingen verstrekken wij uw voor- en achternaam, leeftijd en woonplaats in verslagen van toernooien waaraan u heeft deelgenomen aan de lokale pers met het verzoek deze te publiceren in de krant / op de website. Op verzoek kunnen wij uw gegevens uitsluiten voor publicatie in de lokale kranten / websites.
Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
| Categorie | Bewaartermijn | Reden |
| Personalia | Lidmaatschap + 2 jaar | Uitvoering contract + periode van nazorg |
| Adres | Lidmaatschap + 2 jaar | Uitvoering contract + periode van nazorg |
| Competitieresultaten | Oneindig | Historie* |
| Artikelen website | Oneindig | Historie* |
| Foto’s website | Oneindig | Historie* |
* Wij presenteren deze gegevens op onze website voor (familie / kennissen van) onze huidige leden en potentiële nieuwe leden zodat zij een goed beeld kunnen krijgen van onze vereniging, zowel actueel als door de jaren heen. Op uw verzoek kunnnen wij uw gegevens hiervan uitsluiten.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen maakt alleen gebruik technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en hebben een levensduur gelijk aan de duur van uw bezoek aan onze website.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar frans.luijben@vrijpionnen.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Jeugdschaakvereniging de Vrijpionnen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via frans.luijben@vrijpionnen.nl